（依据 2024-2025 年最新判例、法规、行业指引提炼，可直接落地）

一、物业服务合同“效力—履行—违约”三步审查表

1. 效力审查
   ① 合同类型：前期物业 / 业主大会选聘 / 事实服务（不定期）。② 对业主约束力：‑ 前期合同：开发商与物业签订，业主自动承受（民法典 939 条）。‑ 业委会签订合同：必须附“业主大会双过半＋面积双过半”决议，否则可撤销（民法典 278 条）。③ 备案≠生效：未备案不影响合同效力，但影响行政监管评分。

2. 履行标准（质价相符）
   ① 法定最低线：民法典 942 条＋《普通住宅小区物业管理服务等级标准》。② 约定优先线：把“投标文件”“服务承诺”“月度 KPI”写进合同附件；未写进的，可主张“默示条款”纳入（法院支持率＞80%）。③ 证据固定：‑ 物业：每月生成“四张单”——巡检单（设备）、消杀单、绿化养护单、秩序巡查单；业主签字或水印照片保存 3 年。‑ 业主：瑕疵证据链＝“时间＋地点＋问题＋影响”四要素，连续 3 次以上法院采信率提升。

3. 违约认定与费用扣减
   ① 一般瑕疵（单次垃圾未清、灯泡不亮）→ 不能拒交物业费，可主张减免违约金。② 实质缺失（电梯长期停运、公共区域污水倒灌）→ 法院酌减 10%–30%，极端案例核减 50%。③ 量化公式：酌减比例 ≈ 受影响业主专有部分面积 ÷ 小区总面积 × 服务缺失时长 ÷ 合同服务总时长（2024 辽 0104 民初 4338 号、2025 豫 0204 民初 591 号参照适用）

二、物业费催收“四阶八步”流程

阶段 1：账龄 0–3 个月
① 短信＋APP 推送（带电子账单链接），留痕。
② 客服电话录音，统一话术：“核实身份→告知金额→询问原因→记录诉求”。

阶段 2：账龄 3–6 个月
③ 书面《催缴通知单》贴门上＋拍照（带水印时间、经纬度）。
④ 同步发 EMS 回执件，内件品名注明“202X 年 X 月至 X 月物业服务费催缴函”。

阶段 3：账龄 6–12 个月
⑤ 律师函（律所抬头＋签章）EMS 送达；同时抄送业委会、社区网格员。
⑥ 建立“一户一档”：合同、催缴记录、瑕疵投诉、维修记录一并归档。

阶段 4：账龄 12 个月以上
⑦ 批量诉讼：以“最后一期履行期限届满之日”起算诉讼时效（2024 吉 0191 民初 1063 号），杜绝超期。
⑧ 诉讼材料清单：
‑ 起诉状（列明分段违约金计算表）
‑ 合同＋催缴函及回执
‑ 欠费明细表（精确至 0.01 元）
‑ 服务记录（四张单）
‑ 同小区同类判决（提交 2–3 份，减少法官心证成本）

三、业主抗辩“高频事由”裁判回应

1. 房屋质量漏水
   → 与物业分属不同法律关系，告知另案起诉开发商；物业仅负“协助报修、应急处理”义务（2024 辽 07 民终 1181 号）。

2. 未入住/空置房
   → 民法典 944 条：不得以“未接受服务”拒交；可协商按 70%–90% 缴纳，需书面协议，否则全额支持。

3. 物业收费标准未经备案
   → 价格备案为行政管理，非合同生效要件；除非业主大会已依法作出“收费方案”决议并备案，否则仍按原合同标准执行。

4. 服务有瑕疵
   → 业主承担举证责任；法院采信标准：持续性＋影响基本生活＋证据链完整；可酌减但极少低于 70%。

四、公共收益“收—支—返”闭环操作

1. 收入端
   ① 设置“公共收益共管账户”，物业为操作人、业委会为复核人、银行为第三方监管；收支短信同步双方联系人。② 合同签订：电梯广告、场地租赁等一律以“业委会名义”签署，物业作为“受托方”盖章，防止物业单独处分被认定无效。

2. 成本端
   ① 可扣除范围：税费、招租中介费、设备耗材、人工（需单列“公共收益项目人工表”）。② 扣除比例：无票据则法院一律酌定 30%；有票据且合理，可支持到 50%，但须提供合同、发票、付款流水“三单合一”。

3. 返还端
   ① 每年 3 月 31 日前完成上一年度审计，报告同步在小区公告栏、业主群、社区网站公示 15 日。② 结余资金 50% 以上转入维修资金统筹账户，剩余部分经业主大会决议可：a. 直接分红 b. 冲抵下年度物业费 c. 投入小区改造。

五、业主大会/业委会“决议—备案—执行”风控清单

1. 召集前
   ① 提前 15 日书面报告街道办／居委会，获取“见证人”回执。② 核实业主清册：以不动产登记簿为准，删除已转让、死亡未过户房号，防止表决基数错误导致决议被撤销。

2. 表决中
   ① 采用“书面征求意见”的，必须附“表决票”正副联，业主签字后副联拍照存档，正联封存 5 年。② 线上投票（微信、APP）需做“实名＋人脸识别＋区块链存证”，2025 年后杭州、深圳法院已认可。

3. 决议后
   ① 3 日内公告结果：专有部分面积、人数双比例须精确到小数点后 2 位；公告照片带水印保存。② 10 日内向街道办备案，取得《业主大会备案回执》；无回执的，对外签署合同可能被认定为无权代理。

六、证据组织与举证责任速查表

主张方 需提交核心证据
物业催费 合同＋催缴记录＋服务记录 → 欠费事实与履约事实
业主抗辩 瑕疵证据链（3 次记录以上）＋第三方证明（社区、媒体、12345 工单）
业委会追收益 公共收益合同＋银行流水＋物业未公示证据 → 物业承担“合理成本”举证
物业保成本 发票、合同、付款流水“三单合一”＋审计报告 → 否则按 30% 酌定扣除
房屋漏水 ① 鉴定报告（原因） ② 维修报价 ③ 通知物业记录 → 物业就“已尽维修义务”反举证

七、常用文书模板（电子版可复制粘贴）

1. 《物业费催缴函》

2. 《公共收益共管账户共管协议》

3. 《业主大会会议记录表（模板）》

4. 《物业服务瑕疵记录单》

5. 《公共收益返还催告函》

八、时效与管辖速记

① 物业费诉讼时效：最后一期届满之日起 3 年；物业持续服务的，以“整体服务周期”计算，可突破 3 年。
② 公共收益返还：物权请求权，不适用诉讼时效。
③ 管辖：被告住所地或合同履行地（小区所在地）基层法院；标的≤5 万元适用小额诉讼，一审终审。